Kujenga Mahusiano Mazuri na Endelevu na Mfadhili

[MSONGA The Consultant]

Kadili taasisi inavyokuwa ndivyo idadi ya wafadhili inavyoongezeka, kitaalamu tunaita "Increase of Donor Base". Katika hali hii, taasisi inapaswa kuwa na utaratibu wa kuboresha taarifa za wafadhili wake kila wakati ili kuleta tija. Taasisi zinatofautiana katika kuwatambua wafadhili, kuna taasisi zinawatambua wafadhili kwa kuwagawa kutokana na maeneo wanayotoka, wengine huwatambua wafadhili kwa kuwagawa kutokana na vipaumbele vyao kwa taasisi.
Njia nzuri inayopendekezwa ni kuwatambua wafadhili kwa kuwagawa kutokana na kiasi cha ufadhili wanachotoa kwa taasisi. Kutokana na njia hii; tunaweza kupata makundi yafutayao ya wafadhili;

• Wafadhili wa kawaida/wadogo (regular donors) hawa hufadhili kiwango kidogo cha pesa kwa taasisi, kwa wastani wa Dola 100-500, na huchangia mara chache sana.
• Wafadhili wa kati (Midscale Donors) hawa ni wale ambao huifadhili taasisi kwa zaidi ya Dola 500 - 1,000 Hawa huweza kuichangia taasisi mara moja au hata mbili kwa mwaka.
• Wafadhili wakubwa (Major Donors) hawa ni wale wanaofadhili kiasi kikubwa kwa taasisi na ufadhili wao hufanyika mara kwa mara.
• Wafadhili maalum (Top Donors) hawa hutoa ufadhili kwa kiasi kikubwa zaidi kuliko wafadhili wote tulioanisha hapo juu. Ufadhili wao hufanyika mara kwa mara.

Ugawaji wa viwango hivi vya ufadhili sio rasmi, na "generally acceptable" viwango vinaweza kuwa tofauti kwa taasisi na taasisi, pia ufadhili sio lazima uje "interms of dollar or shilling" unaweza ukawa ni ufadhili wa vifaa, ambavyo thamani yake itaangaliwa kujua vinagharimu kiasi gani cha fedha.

Kuhakikisha mahusiano mazuri na endelevu kati ya mfadhili na taasisi, taasisi inapaswa kufanya yafuatayo;

• Kujali kila aina ya ufadhili inaopokea. Taasisi inaweza kuonyesha inajali ufadhili kwa kumtumia mfadhili barua ya shukurani (Thank You Letter/Note), kutambua mchango wa mfadhili kwenye tovuti ya taasisi, na kurasa za mitandao ya kijamii za taasisi. Kinaweza kuonekanaa ni kitu kidogo, lakini kina maana kubwa sana kwenye suala zima la ufadhili.
• Kutoa taarifa juu ya utekelezaji wa mradi. Ikiwa taasisi imepata ufadhili kwa ajili ya kutekeleza mradi fulani, inatakiwa kuhakikisha inamjulisha mfadhili husika kila hatua za utekelezaji wa mradi. Ikiwa mfadhili atatoa utaratibu wa kuwasilisha taarifa ya utekelezaji wa mradi; taasisi itapaswa kufuata utaratibu huo kikamilifu, na ikiwa hakuna utaratibu uliotolewa; uwasilishaji wa taarifa za utekelezaji wa mradi unaweza kufanyika kila baada ya miezi mitatu (kiwango cha muda kinategemea urefu wa muda "implementation period" )
• Kuchagua siku maalumu za kumkumbuka na kumshukuru mfadhili. Ubunifu katika kuwasiliana na mfadhili ni muhumu sana, taasisi inaweza kuchagua "Siku ya Kimataifa ya Mtoto wa Africa" "Siku ya Mazingira" n.k, kumkumbuka na kumshukuru mfadhili, lakini uchaguzi wa siku lazima uendane na "interest" au aina ya ufadhili uliotolewa. Kwa mfano ikiwa mfadhili amefadhili taasisi kwa ajili ya Mradi wa Mazingira (maana yake "interest" yake kwa taasisi iko kwenye mazingira, hivyo haitaleta maana saana (effectiveness) kumkumbuka na kumshukuru kwenye "Siku ya Kimataifa ya Mtoto wa Afrika"
• Kutoa mrejesho juu ya swali au ufafanuzi kwa haraka. Wakati mwingine mfadhili anaweza kutaka kufahamishwa jambo fulani, inaweza ikawa matumizi ya fedha katika mradi, au vyovyote vile, taasisi inatakiwa kuhakikisha inamjibu/inatoa mrejesho/ufafanuzi haraka iwezekanavyo.
• Kumfahamisha mafanikio au mabadiliko yaliyotokana na mchango wake. Mfadhili anapenda kuona kile alichochangia kwa taasisi kimeleta mabadiliko kwa jamii. Kuhakikisha taasisi inamridhisha katika hili, picha za matukio zikiambatana na ushahidi wa wale waliosaidiwa zinaweza kuwasilishwa kwa mfadhili.
• Kumshawishi mfadhili kuelezea mahusiano yake na Taasisi. Ni rahisi kuwavuta wafadhili kupitia wafadhili. Kufanikiwa katika hili, taasisi inaweza kumuomba mfadhili aandike barua just like a recommendation letter akieleza how happy s/he is kushirikiana na taasisi, maneno yake yatawavuta wafadhili wengine kwa taasisi.
• Kumjulisha kila kinachofanyika juu ya utekelezaji wa Programu. Imetokea taasisi inatekeleza programu fulani, hata kama zimefadhiliwa na wafadhili wengine " keep your supporter aware" na kama hayuko mbali na taasisi " just invite him/her to participate, whether s/he will come or not "

OMAR MSONGA (BA. PPM &CD)
CONSULTANT
Project Management, Strategy, Fundraising & Training
Call: +255 719 518 367
Email: omarmsonga8@gmail.com
DAR ES SALAAM
TANZANIA