Ufuatiliaji na Tathmini ya Mradi (Project Monitoring and Evaluation)

Usimamizi wa Mradi (Project Management) hufanyika kwa lengo la kuhakikisha kwamba mradi unatekelezeka kwa namna ulivyokusudiwa (as designed) ili kuweza kufikia malengo mahsusi yake (specific objectives). Utimilifu wa usimamizi wa mradi (Successful Project Management) kwa kiasi kikubwa hutegemea ufuatiliaji wa shughuli za mradi katika kipindi cha utekelezaji wake. Kwa maana hiyo UFUATILIAJI au MONITORING, ni kitendo cha kuhakikisha kila shughuli ya mradi inafanyika kama ilivyokusudiwa ili kufanikisha utekelezaji wa mradi.

UFUATILIAJI wa shughuli za mradi ni kitendo kinachopaswa kufanyika kila siku katika utekelezaji wa mradi husika. Ufuatiliaji wa Mradi hutoa taarifa kwa utawala (management) pindi tatizo linapotokea na kuwezesha utatuaji wake, pia hutoa taarifa juu ya muelekeo/maendeleo ya mradi (project progress). Ufuatiliaji wa Mradi kwa kiasi kikubwa hutegemea zana "tools" zifuatazo;

• Bao la Mantiki (Logical Framework); hili ni jedwali ambalo huonyesha uhusiano wa kimantiki kati ya malengo ya mradi, shughuli za mradi, matokeo ya mradi pia dhana na changamoto (risks) katika utekelezaji wa mradi.
• Ratiba ya utekelezaji (Implementation Schedule),hili ni jedwali ambalo huonyesha muda wa utekelezaji wa shughuli za mradi, pia wahusika katika utekelezaji wa shughuli hizo.
• Bajeti ya Mradi (Project Budget), haya ni makisioya gharama katika utekelezaji wa mradi

Ukusanyaji wa taarifa katika utekelezaji wa mradi huwa na viwango vya muda, ambao huanzia SIKU (kwa taarifa ambazo hupaswa kukusanywa kila siku) WIKI (kwa taarifa ambazo hupaswa kukusanywa kila baada ya wiki) MWEZI (kwa taarifa ambazo hupaswa kukusanywa kila baada ya mwezi ) n.k

Tathmini (evaluation) ni kitendo cha kuangalia namna ambavyo mradi umeweza kutimiza malengo yaliyokusudiwa. Kupitia tathmini; utawala pamoja na wafadhili wa mradi hupata mrejesho ulio na funzo ndani yake (lessons) juu ya kufanikiwa au kutofanikiwa kwa mradi na kuweza kuboresha ufanyaji wa maamuzi katika uchaguzi na utekelezaji wa mradi ujao.

Tathmini hutofautiana na Ufuatiliaji katika vipengele vifuatavyo;

• Muda (timing) Tathmini hufanyika pindi mradi unapokamilika wakati ufuatiliaji hufanyika kwenye kipindi chote cha utekelezaji wa mradi.
• Uzingatiaji (focus) Tathmini huzingatia zaidi matokeo ya mradi baada ya utekelezaji wakati Ufuatiliaji huzingatia kila kipengele kwenye kipindi cha utekelezaji wa mradi

MPANGO WA UFUATILIAJI NA TATHMINI (M&E FRAMEWORK)
Hili ni jedwali ambalo huonyesha ni kwa namna gani ufuatiliaji wa shughuli za mradi utafanyika na tathmini ya mradi baada utekelezaji wake. Katika utayarishaji wa M&E Framework, hatua zifuatazo huzingatiwa;

• Kutambua utimilifu katika utekelezaji wa vipengele kwenye mradi (perfomance question)
• Kutambua mahitaji ya taarifa na viashiria (information needs and indicators)
• Kutambua taarifa za awali kabla ya mradi kufanyika (baseline information)
• Kutambua njia utakazotumia kukusanya taarifa, mhusika wa ukusanyaji na muda wa ukusanyaji wa hizo taarifa.
• Kutambua njia saidizi katika ukusanyaji wa taarifa
• Uwasilishaji na utumiaji wa taarifa za M&E

Ufuatiliaji na Tathmini katika mradi ni kipengele muhimu sana, kupitia ufuatiliaji, makosa katika utekelezaji wa mradi huweza kubainika mapema na kisha kushughulikiwa na hatimaye mradi kurudi katika njia yake. Hivyo mafanikio ya utekelezaji wa mradi hutegemea mfumo mzuri wa ufuatiliaji na tathmini.

Ahsante

The Consult; +255 719 518 367
E-mail; theconsult38@gmail.com
Dar es Salaam
Tanzania
Home of Project Management, Strategic Management & Fundraising Management
Services; Training, Consultancy & Proposal Write Up

Ufuatiliaji na Tathmini (Monitoring & Evaluation) japo ni hatua za mwisho katika utekelezaji wa Mradi, hazimaanisha UTAMATI wa mradi.
TATHMINI ya mradi inapofanyika na kuonyesha kwamba Mradi haukuweza kufikia malengo yake, hapa mchakato unarudi tena kwenye hatua ya PROBLEM IDENTIFICATION. Lengo la Mradi ni kuhakikisha unafikia malengo yake.