TheForgotten Genious
JF-Expert Member
- Jan 18, 2014
- 2,087
- 3,156
UTANGULIZI
Kwa kipindi kirefu kumekuwa na ubadhirifu wa fedha za umma katika serikali kupitia miradi mbalimbali kitu kinachopelekea serikali kupoteza fedha nyingi pasipo kuwa na ulazima na mara nyingine baadhi ya miradi kukwama kutokana na uhaba wa fedha kwa sababu ya ubadhilifu.
Chanzo kikubwa cha ubadhilifu ni kukosekana kwa weledi kwa viongozi wa umma kitu kinachopelekea washindwe kujisimamia, hivyo kulikabili hili kuna hitajika mfumo mathubuti utakao tumika kusimamia masuala yote ya ugavi kwa uwazi kuanzia ngazi ya halmashauri hadi serikali kuu.
Serikali itumie Cloud-based Enterprise Resource Planning (ERP) system ambao ni mfumo maalumu kwa ajili ya masuala yote ya ugavi katika miradi mikubwa na midogo, mfumo huu utaunganisha idara zote za kiserikali kuanzia ngazi ya halmashauri mpaka serikali kuu ambapo mtu wa mwisho kuidhinisha anakuwa ni Rais, Makamu wa Rais au Waziri mkuu kulingana na mgawanyo wa majukumu ya Kiserikali.
Pia tenda na zabuni zote zitafanyika kupitia mfumo huu kwa msaada wa wavuti ambapo wazabuni wataomba kwa kuambatanisha taarifa zao muhimu na mzabuni atakaye patiwa kazi ataambatanisha mkataba wake kupitia akaunti atakayo funguliwa katika mfumo huu.
Kuna aina nyingi za EPR na hii ni orodha fupi ambayo inahusisha zenye ubora zaidi katika utendaji kazi na usalama;
Lakini ninapendekeza serikali isinunue bali iunde mfumo wake ili kujihakikishia usalama zaidi na kuweka vipengele vyake ambavyo vitakuwa muhimu zaidi kulingana na mahitaji.
UTENDJI KAZI WA EPR.
EPR ni mfumo unaowezesha usimamizi wa ugavi katika taasisi ndogo na kubwa, inaonesha mchakato mzima kuanzia maombi ya manunuzi, mikataba, na uidhinishwaji wa malipo.
Miradi na manunuzi itagawanywa katika makundi matatu ambayo ni Miradi Midogo, Kati na Mikubwa ambayo itaambuliwa kiwizara ili kujua muidhinishaji mkuu ni nani.
Uidhinishwaji utafuata mtiriiko huu DAS, RAS, Mkurugenzi, Mwanasheria wa halmashauri, DC, Mwanasheria wa mkoa, RC, Waziri, Mwanasheria mkuu wa serikali kisha Waziri mkuu, Makamu wa Rais au Rais kulingana na uzito wa mradi au manunuzi.
Ili kuhidhinisha muidhinishaji atatakiwa kuingiza nywila na msimbo mbao anayethibitisha atatumiwa kupitia barua pepe yake au nambari ya simu na nyaraka zote zitatengenezwa zikiwa na sahihi yake ambayo itakuwa inatambuliwa na mfumo, hii itasaidia kuzui uidhinishwaji batili.
Rais, Makamu wa Rais na Waziri mkuu watakuwa na uwezo wa kusitisha au kufuta miradi ama manunuzi yote ambayo inaonekana kuwa na viashiria ya rushwa na kuagiza mchakato kuanza upya kazalika ngazi ya juu itakuwa na mamlaka ya kusitisha mchakato ambao bado hajahidhinisha au kufuta uidhinishwaji.
Tenda na zabuni zote zitatangazwa kupitia wavuti ya serikali kuanzia ngazi ya halmashauri ambapo kutakuwa na sehemu ya wazabuni kujisajiri na kuomba tenda, na wazabuni watakao pendekezwa wataundiwa akaunti zao katika mfumo wa EPR ili taarifa zao zipate kuonekana katika ngazi zote.
Mikataba, na gharama za wazabuni zitawekwa na wazabuni katika mfumo na kupitiwa na wataalamu wa serikali na kuidhinishwa, wale watakao shinda watawasirisha mpango kazi wao, na namna ya kufanya malipo kisha utaratibu wa malipo utaenda katika wizara husika na kuidhinishwa na hatua ya mwisho itakuwa ni katika ngazi tatu za juu, ambapo zikisha izinisha taarifa itaenda kwa wizara ya fedha hazina ili kufanya malipo husika sawasawa na mkataba, hii itasaidia kuzuia watendaji kuongeza gharama kinyemela baada ya makubaliano ya awali kufanyika.
Mfumo utakuwa na uwezo wa kutambua na kuonesha kiasi cha malipo kilichosalia na muda wa kukoma na muda huo ukikaribia vitengo vyote vitapata taarifa kupitia “Notification” ili kuanzisha mchakato wa malipo, hii itasidia kukwepa uchereweshwaji wa malipo ambayo yanaweza kupelekea kutozwa faini na mzabuni ama mkandarasi
Mzabuni ama mkandarasi atatakiwa kujaza tarifa za maendeleo ya mradi kila baada ya mwezi na ukaguzi utafanyika ili kuoanisha taarifa hizo kupata uhalisia na mfumo utachakata taarifa na kuziweka katika mfumo wa takwimu ili iwe rahisi kujua afya ya maendeleo ya mradi kwa upande wa miradi ya muda mrefu.
Kwa upande wa zabuni na manunuzi, baada ya manunuzi kufanyika na kukamilisha malipo, mfumo utazuia mawasiliano na mzabuni kwa kuifuta kaunti yake.
Mfumo huu pia utatengeneza ripoti kwa kila halmashauri, wilaya mkoa, na serikali kuu ili kujua tathmini ya manunuzi na miradi iliyofanyika katika mwaka mzima wa fedha.
FAIDA ZA KUTUMIA ERP
Changamoto za mfumo zipo lakini ni zile zinazoweza kukabiliwa,
Kwa kipindi kirefu kumekuwa na ubadhirifu wa fedha za umma katika serikali kupitia miradi mbalimbali kitu kinachopelekea serikali kupoteza fedha nyingi pasipo kuwa na ulazima na mara nyingine baadhi ya miradi kukwama kutokana na uhaba wa fedha kwa sababu ya ubadhilifu.
Chanzo kikubwa cha ubadhilifu ni kukosekana kwa weledi kwa viongozi wa umma kitu kinachopelekea washindwe kujisimamia, hivyo kulikabili hili kuna hitajika mfumo mathubuti utakao tumika kusimamia masuala yote ya ugavi kwa uwazi kuanzia ngazi ya halmashauri hadi serikali kuu.
Serikali itumie Cloud-based Enterprise Resource Planning (ERP) system ambao ni mfumo maalumu kwa ajili ya masuala yote ya ugavi katika miradi mikubwa na midogo, mfumo huu utaunganisha idara zote za kiserikali kuanzia ngazi ya halmashauri mpaka serikali kuu ambapo mtu wa mwisho kuidhinisha anakuwa ni Rais, Makamu wa Rais au Waziri mkuu kulingana na mgawanyo wa majukumu ya Kiserikali.
Pia tenda na zabuni zote zitafanyika kupitia mfumo huu kwa msaada wa wavuti ambapo wazabuni wataomba kwa kuambatanisha taarifa zao muhimu na mzabuni atakaye patiwa kazi ataambatanisha mkataba wake kupitia akaunti atakayo funguliwa katika mfumo huu.
Kuna aina nyingi za EPR na hii ni orodha fupi ambayo inahusisha zenye ubora zaidi katika utendaji kazi na usalama;
- SAP S/4HANA Cloud
- Oracle Cloud ERP
- Net Suite
- Workday
- Microsoft Dynamics 365
Lakini ninapendekeza serikali isinunue bali iunde mfumo wake ili kujihakikishia usalama zaidi na kuweka vipengele vyake ambavyo vitakuwa muhimu zaidi kulingana na mahitaji.
UTENDJI KAZI WA EPR.
EPR ni mfumo unaowezesha usimamizi wa ugavi katika taasisi ndogo na kubwa, inaonesha mchakato mzima kuanzia maombi ya manunuzi, mikataba, na uidhinishwaji wa malipo.
Miradi na manunuzi itagawanywa katika makundi matatu ambayo ni Miradi Midogo, Kati na Mikubwa ambayo itaambuliwa kiwizara ili kujua muidhinishaji mkuu ni nani.
Uidhinishwaji utafuata mtiriiko huu DAS, RAS, Mkurugenzi, Mwanasheria wa halmashauri, DC, Mwanasheria wa mkoa, RC, Waziri, Mwanasheria mkuu wa serikali kisha Waziri mkuu, Makamu wa Rais au Rais kulingana na uzito wa mradi au manunuzi.
Ili kuhidhinisha muidhinishaji atatakiwa kuingiza nywila na msimbo mbao anayethibitisha atatumiwa kupitia barua pepe yake au nambari ya simu na nyaraka zote zitatengenezwa zikiwa na sahihi yake ambayo itakuwa inatambuliwa na mfumo, hii itasaidia kuzui uidhinishwaji batili.
Rais, Makamu wa Rais na Waziri mkuu watakuwa na uwezo wa kusitisha au kufuta miradi ama manunuzi yote ambayo inaonekana kuwa na viashiria ya rushwa na kuagiza mchakato kuanza upya kazalika ngazi ya juu itakuwa na mamlaka ya kusitisha mchakato ambao bado hajahidhinisha au kufuta uidhinishwaji.
Tenda na zabuni zote zitatangazwa kupitia wavuti ya serikali kuanzia ngazi ya halmashauri ambapo kutakuwa na sehemu ya wazabuni kujisajiri na kuomba tenda, na wazabuni watakao pendekezwa wataundiwa akaunti zao katika mfumo wa EPR ili taarifa zao zipate kuonekana katika ngazi zote.
Mikataba, na gharama za wazabuni zitawekwa na wazabuni katika mfumo na kupitiwa na wataalamu wa serikali na kuidhinishwa, wale watakao shinda watawasirisha mpango kazi wao, na namna ya kufanya malipo kisha utaratibu wa malipo utaenda katika wizara husika na kuidhinishwa na hatua ya mwisho itakuwa ni katika ngazi tatu za juu, ambapo zikisha izinisha taarifa itaenda kwa wizara ya fedha hazina ili kufanya malipo husika sawasawa na mkataba, hii itasaidia kuzuia watendaji kuongeza gharama kinyemela baada ya makubaliano ya awali kufanyika.
Mfumo utakuwa na uwezo wa kutambua na kuonesha kiasi cha malipo kilichosalia na muda wa kukoma na muda huo ukikaribia vitengo vyote vitapata taarifa kupitia “Notification” ili kuanzisha mchakato wa malipo, hii itasidia kukwepa uchereweshwaji wa malipo ambayo yanaweza kupelekea kutozwa faini na mzabuni ama mkandarasi
Mzabuni ama mkandarasi atatakiwa kujaza tarifa za maendeleo ya mradi kila baada ya mwezi na ukaguzi utafanyika ili kuoanisha taarifa hizo kupata uhalisia na mfumo utachakata taarifa na kuziweka katika mfumo wa takwimu ili iwe rahisi kujua afya ya maendeleo ya mradi kwa upande wa miradi ya muda mrefu.
Kwa upande wa zabuni na manunuzi, baada ya manunuzi kufanyika na kukamilisha malipo, mfumo utazuia mawasiliano na mzabuni kwa kuifuta kaunti yake.
Mfumo huu pia utatengeneza ripoti kwa kila halmashauri, wilaya mkoa, na serikali kuu ili kujua tathmini ya manunuzi na miradi iliyofanyika katika mwaka mzima wa fedha.
FAIDA ZA KUTUMIA ERP
- Unaunganisha serikali za mtaa na serikali kuu pasipo muingiliano wa majukumu
- Mpangilio wa miradi na manunuzi unaeleweka na ni wawazi.
- Ni lazima mamlaka ya juu ithibitishe ndio mchakato uanze kutekelezwa.
- Unachochea uwajibikaji kwa watumishi.
- Unazuia udalali na rushwa.
- Ina imarisha mawasiliano ya wazi kati serikali, wizara, taasisi na idara.
- Mikataba ya manunuzi inatumwa na kurejeshwa kwa mtoa huduma kwa njia ya mfumo hivyo kuepusha ulaghai.
- Inauwezo wakufanyiwa maboresho ili kuongeza ama kupunguza kipengele kulingana na mahitaji ya taasisi.
- Una uwezo wa kuzuia ama kuruhusu mawasiliano kati ya taasisi na taasisi
- Hauna gharama kwani unahitaji vifaa vya kielektroniki na mfumo endeshi wa kawaida tu.
- Unafanya kazi sehemu yoyote ile ya Dunia hivyo inakuwa ni rahisi kwa maamuzi kufanyika hata kama kiongozi wa juu hayupo ofisini.
- Unafanya kazi katika simu, vishikwambi, na kompyuta pasipo shida yoyote.
- Inaongeza ufanisi katika utendaji kazi na kuokoa muda katika utekelezaji.
- Unatengeneza ripoti ya masuala yote ya ugavi na maendeleo ya miradi.
- Unauwezo wa kutoa taarifa endapo kuna jaribio lolote la udukuzi.
Changamoto za mfumo zipo lakini ni zile zinazoweza kukabiliwa,
- Udukuzi Mfumo unaweza kudukuliwa endapo ulinzi wa kimtandao hautakuwa imara, hivyo ulinzi unapaswa kuimarishwa ili kukwepa udukuzi.
- Kuvuja kwa taarifa za siri. Taarifa za siri zinaweza kuvuja, hii inawezekana zaidi endapo mfumo huu ukanunuliwa kutoka mataifa ya nje hivyo napendekeza serikali iunde mfumo wake kupitia kwa waandisi wa ndani.
Upvote
6
