Delivery note, invoice, receipt voucher, local purchase order , issue voucher, form namba 2 na fomu ya uhakiki wa vifaa; mwenye uelewa wa hizi nyaraka

[NIMEONA]

Elimu niiombayo ni ya tafsiri (maana), muda na namna ya kutumia na sababu ya kuwepo kwao. Nauliza kwa sababu sielewi tu, nilikuwa katika taasisi fulani hv karibuni na kulikuwa na miradi mikubwa na ya haraka.

Sasa unaenda kwa mkaguzi wa ndani (preauditor) anagoma kupitisha ikiwa moja ya nyaraka hizo hapo juu hazipo. Ajabu ni kuwa ukirudi baadae ukiwa umeambatanisha anakupitishia.

Ukieaana gani.nda kwa afisa manunuzi atakwambia sijui form na.2 hakuna, mara sijui fomu ya uhakiki hakuna. Ukitoka dakika mbili tatu na kurudi nazo anakupitishia. Hali hiyo ipo hivyo kwa wote.....afya, elimu n.k.

Ukweli ni kuwa wengi tunaenda na kujijazia tu hayo mafomu hatujui chochote kile. Hatujui maana, sababu wala mpangilio wake....kipi kinaanza kipi kinafuata.

-Nesi anakurupushwa akanunue vifaa vya ujenzi wa jengo la zahanati anajijazia bila kujua anajaza nini.

-Mwalimu anatolewa darasani akanunue vifaa vya ujenzi wa darasa na kujikuta anajazishwa hayo mafomu lakini hakuna hata moja anayoielewa ina maana gani.

Uchunguzi wangu unaonyesha sasa hivi walimu na manesi wanajua vizuri kweli kweli kuzitaja hizo nyaraka na kuzijaza ipasavyo lakini hawajui HATA kidogo ni vitu gani hivyo.

Nimeshuhudia hizo fomu zote zikijazwa siku moja tu na malipo kupitishwa huku vifaa vikiwa vimeshajenga tayari. Naomba msaada wa elimu hiyo viongozi. Ahsante!

 

[kamwendo]

Nitakujibu Kwa kadri ya uelewa wangu.

Mosi, hizo documents ni viambatanisho muhimu ambayo auditor lazima ahakikishe vimeambatanishwa kwenye Vocha ya malipo husika. Lengo ni ili kuendana na Sheria ya Fedha na Manunuzi kwa Umma.

Delivery Note Hii Kama inavyoakisi jina lake ni note yenye orodha ya vifaa vilivyonunuliwa,inayoonesha kwamba vifaa au mzigo uliwasilishwa na kupokelewa sehemu husika. Lazima sahihi ya mpokeaji usainiwe chini ya form Hii. Lengo la hii document ni kuonesha hakuna mzigo hewa uliolipiwa.

Form ya uhakiki wa vifaa au Stock taking Sheet ni form ambayo hutumika kuhakiki vifaa vilivyobaki store Kama vinawiana na vile vilivyobaki kwenye store ledger. Form ya uhakiki wa vifaa inaorodhesha Aina ya kifaa, idadi yake, gharama ya kila kifaa husika, vifaa vilivyoharibika, vilivyopo n.k. Mkaguzi atakagua daftari la store kuangalia Kama physical balance ndani ya store inawiana na balance iliyopo kwenye store ledger?

Receipt Voucher au EFD receipt ni stakabadhi ya malipo kulingana na Manunuzi ya vifaa au mzigo halali. Lengo la risiti ni ili kumpa mkaguzi uhakika wa kwamba mzigo ulinunuliwa na risiti halali ya malipo ya mzigo kwa kiasi kilichonunuliwa. Mfano kwenye payment voucher inaonesha mzabuni alilipwa milion 100 kwa ununuzi wa Computer za ofisi, Itahitajika risiti ya malipo ya Shs 100 million kutoka kwa mzabuni husika aliyelipwa.

Invoice Note ni document yenye orodha ya idadi ya vifaa pamoja na Bei elekezi ya vifaa husika. Kwenye Mini Quotations Tendering lazima uzipate invoice za wazabuni tofauti ambao wanaorodhesha vitu vile vile ambayo Taasisi inavihitaji wao wazabuni wanaweka Bei zao. Mwenye Bei nafuu ndo hushinda tender hizi.

LPO au Local Purchases Order ni order inatolewa kwenda kwa mzabuni aliyekidhi vigezo vya kupewa tender ya kutoa huduma au bidhaa kwa Taasisi husika. Kabla ya kutolewa kwa LPO huangaliwa uhalali wa Bei za bidhaa, Je mzabuni amekidhi masharti na vigezo vinavyotakiwa? Je, mzabuni amesajiliwa? Analipa Kodi halali TRA? Je mzabuni ana leseni ya Biashara na TIN number n.k

Kiufupi lengo hasa la hizi documents ni kukidhi matakwa ya Sheria ya Fedha na Sheria ya Manunuzi kwa Umma.

Naomba nikusaidie machache mana ningeweza kukudadavulia mengi zaidi ya haya Ila muda ni Tatizo.

 

[NIMEONA]

Nitakujibu Kwa kadri ya uelewa wangu.

Mosi, hizo documents ni viambatanisho muhimu ambayo auditor lazima ahakikishe vimeambatanishwa kwenye Vocha ya malipo husika. Lengo ni ili kuendana na Sheria ya Fedha na Manunuzi kwa Umma.

Delivery Note Hii Kama inavyoakisi jina lake ni note yenye orodha ya vifaa vilivyonunuliwa,inayoonesha kwamba vifaa au mzigo uliwasilishwa na kupokelewa sehemu husika. Lazima sahihi ya mpokeaji usainiwe chini ya form Hii. Lengo la hii document ni kuonesha hakuna mzigo hewa uliolipiwa.

Form ya uhakiki wa vifaa au Stock taking Sheet ni form ambayo hutumika kuhakiki vifaa vilivyobaki store Kama vinawiana na vile vilivyobaki kwenye store ledger. Form ya uhakiki wa vifaa inaorodhesha Aina ya kifaa, idadi yake, gharama ya kila kifaa husika, vifaa vilivyoharibika, vilivyopo n.k. Mkaguzi atakagua daftari la store kuangalia Kama physical balance ndani ya store inawiana na balance iliyopo kwenye store ledger?


Receipt Voucher au EFD receipt ni stakabadhi ya malipo kulingana na Manunuzi ya vifaa au mzigo halali. Lengo la risiti ni ili kumpa mkaguzi uhakika wa kwamba mzigo ulinunuliwa na risiti halali ya malipo ya mzigo kwa kiasi kilichonunuliwa. Mfano kwenye payment voucher inaonesha mzabuni alilipwa milion 100 kwa ununuzi wa Computer za ofisi, Itahitajika risiti ya malipo ya Shs 100 million kutoka kwa mzabuni husika aliyelipwa.
Voucher n


Invoice Note ni document yenye orodha ya idadi ya vifaa pamoja na Bei elekezi ya vifaa husika. Kwenye Mini Quotations Tendering lazima uzipate invoice za wazabuni tofauti ambao wanaorodhesha vitu vile vile ambayo Taasisi inavihitaji wao wazabuni wanaweka Bei zao. Mwenye Bei nafuu ndo hushinda tender hizi.

LPO au Local Purchases Order ni order inatolewa kwenda kwa mzabuni aliyekidhi vigezo vya kupewa tender ya kutoa huduma au bidhaa kwa Taasisi husika. Kabla ya kutolewa kwa LPO huangaliwa uhalali wa Bei za bidhaa, Je mzabuni amekidhi masharti na vigezo vinavyotakiwa? Je, mzabuni amesajiliwa? Analipa Kodi halali TRA? Je mzabuni ana leseni ya Biashara na TIN number n.k

Kiufupi lengo hasa la hizi documents ni kukidhi natakiwa ya Sheria ya Fedha na Sheria ya Manunuzi kwa Umma.

Naomba nikusainie machache mana ningeweza kukudadavulia mengi zaidi ya haya Ila muda ni Tatizo.

Shukrani sana kiongozi. Umenipatia mwanga mkubwa tu.

 

[AFYA ZAIDI CONSULTANTS]

Waliosomea mambo hawana kazi na walio na kazi hawajasomea mambo.....

🤣🤣🤣

 

[MWANAHARAMU]

Tumieni wataalamu husika kwenye hizo nyanja ili msibaki idle.

Anayeanzisha hicho kitu ni User department.

Hivyo tumieni guru kwenye hizo fani ili msibaki mkishangaa.

Pia waweza kupitia Tanzania procurement act 2011 na Public Finance Act 2004 nadhani.

 

[NIMEONA]

Tumieni wataalamu husika kwenye hizo nyanja ili msibaki idle.

Anayeanzisha hicho kitu ni User department.

Hivyo tumieni guru kwenye hizo fani ili msibaki mkishangaa.

Pia waweza kupitia Tanzania procurement act 2011 na Public Finance Act 2004 nadhani.

🙏🙏🙏