Kutumia excel haishindikani, nafikiri walikuwa wanamjaribu kama anajua kutumia Merge na Wrap. Kwenye excel ukiandika kitu kikazidi upana wa column, kile kilichozidi kinajificha, sasa nadhani walitaka aandike docs bila kufanya autofit ili atumie marge na wrap
Tufunge siku na hii function ya DATEDIF.
DATEDIF ni function inayotumika kuhesabu idadi ya miaka,miezi au siku zilizopo kati ya tarehe mbili. Unaweza ukaitumia kujua umri wa mtu kwa kuingiza tu birth date yake.
Syntax
=DATEDIF(start date,end date,duration unit)
Duration unit inaweza ikawa miaka, miezi au siku.
Kama unataka ikuletee idadi ya miaka utaandika "y", kama unataka miezi utaandika " m" na kama unataka siku utaandika "d"
Mfano
=DATEDIF(24-1-2000,25-4-2019,"y") itakuletea 19 kwa sababu umetumia unit ya "y" (years)
Kama utaitumia kucount umri wa mtu unaweza ukarahisisha, kwenye end date ukaandika function ya TODAY() ambayo huwa inaleta tarehe ya leo na pia itaifanya formula yako iwe dynamic kwa sababu TODAY function ni volatile function, mwaka ukibadilika na umri pia unajiongeza automatically bila kubadilisha formula yako.
=DATEDIF(F5,TODAY(),"y")
Cell ya F5 utakuwa unaandika birth date,
DATEDIF ni kifupisho cha Date difference,Don't be confused
Sawa mkuu, kesho Mungu akipenda nitaielezea. SUMPRODUCT ni function muhimu sana, itawasaidia hata wale wanaotatizika na lookup function (ni mbadala wa lookup na ina nguvu kuzidi hata lookup, inaweza ikasimama yenyewe kama yenyewe kufanya multiple lookup bila kusaidiwa na function nyingine)Mkuu thnxs kwa somo zuri,naomba somo khs SUMPRODUCT naona inanipa kachangamoto kiaina hivi mkuu.
Sawa mkuu, kesho Mungu akipenda nitaielezea. SUMPRODUCT ni function muhimu sana, itawasaidia hata wale wanaotatizika na lookup function (ni mbadala wa lookup na ina nguvu kuzidi hata lookup, inaweza ikasimama yenyewe kama yenyewe kufanya multiple lookup bila kusaidiwa na function nyingine)
SUMPRODUCT ni function ambayo inatumika kupata jumla ya zao/product kati ya array mbili au zaidi (kiswahili kigumu, tutaelewana kwenye mifano)
Syntax
=SUMPRODUCT((array1),[array2],[array3].....[nth array])
Ukiona alama ya [text] imetumika kwenye syntax basi ujue hiyo ni optional, sio lazima kuiandika kwenye formula yako, hivyo SUMPRODUCT inaweza ikawa na array moja tu na ikaleta jibu (kama utaweka array moja tu, SUMPRODUCT itakuletea sum ya hiyo array pekee (eg. Sum of 1×(array))
Tuanze na mfano wa kwanza
Mfano1
Column A ina 1,2,3,4 kuanzia A1 mpaka A4 ( hii ni array ya kwanza)
Column B ina 5,6,7,8 kuanzia B1 mpaka B4 (hii ni array ya pili)
Tukiandika formula ya SUMPRODUCT kwa kutumia arrays mbili hizi (eg =SUMPRODUCT ((A1:A4),(B1:B4)) ) kitakachofanyika ni hiki
(1×5)+(2×6)+(3×7)+(4×8)=70
Unaweza ukaweka arrays zaidi ya mbili lakini inatakiwa arrays zako zote ziwe zina size moja vinginevyo itakuletea Error (mfano hapo juu array ya kwanza na ya pili zote zina element nne, ukiweka array zenye size tofauti itakuletea error ya #VALUE)
Array ikikutana na non numerical( string/text), huwa inaibeba kama zero, mfano kama tungeweka neno JF kwenye A1 basi formula ingefanya hivi
(0×5)+(2×6)+(3×7)+(4×8)=65
Sasa kuna muda utataka uweke logical argument kama array yako kwenye SUMPRODUCT (logical test/argument ni arguments ambazo huwa zinareturn TRUE au FALSE kulingana na condition iliyopewa mfano nikiandika =EXACT(A1,B1) , jibu litakuja FALSE kwasababu A1 haifanani na B1.
Sasa ili haya maneno (true na false) yabadilishwe yawe number na zitumike kimahesabu, huwa tunaweka double negative kati ya equal sign na function
(value ya true huwa ni 1 na value ya false ni 0)
Mfano
Tukiandika =--EXACT(A1,B1) jibu litakuja 0 ambayo inawakilisha neno la FALSE (kama jibu lingekuwa true, basi ingekuja 1) utaona matumizi yake ktk mfano unaofata
Mfano wa SUMPRODUCT ambao una logical test
Assume Column C ina 2,4,6,8 na column D ina 3,4,9,8
Tukitumia SUMPRODUCT (=SUMPRODUCT (--(EXACT((C1:C4),(D1😀4)),(D1😀4))
Kifatachofanyika ni hiki
(0×3)+(1×4)+(0×9)+(1×8)=12
C1 haifanani na D1, halikadhalika C3 na D3 ndio maana jibu limekuja 0, lakini C2 inafanana na D2, halikadhalika C4 na D4 ndio maana jibu limekuja 1.
Kama tusingeweka double negative kwenye function ya EXACT maana yake SUMPRODUCT ingekuwa inaleta zero kila inapokutana na true ama false kwa sababu true na false ni text sio number.
Ngoja tuishie hapa, baadae nitaendelea na matumizi ya SUMPRODUCT kufanya LOOKUP kama inavyofanya Vlookup/Hlookup au INDEX with MATCH
Vipi mkuu ,samahan bado najifunza funzaSUMPRODUCT AS A LOOKUP FUNCTION
SUMPRODUCT inaweza kutumika kama lookup function.
Uzuri wa SUMPRODUCT ni kwamba inaweza kufanya case- sensitive lookup kitu ambacho vlookup yenyewe kama yenyewe haiwezi mpaka uimodify na functions zingine kama MAX, EXACT n.k pamoja na helper column. (Mfano kama lookup value ni JF, basi lookup functions huwa zinaleta jibu la JF hata kama utaandika Jf au jF au jf kwenye cell unayoandika lookup value lakini SUMPRODUCT ni tofauti)
Mfano wa SUMPRODUCT
Tuchukulie table yetu ina column mbili, column ya kwanza (B5 mpaka B7) ina list ya majina JF,IG na FB na column ya pili (C5 mpaka C7) ina list ya marks 95, 75 na 55.
Sasa tunataka tufanye vlookup kwa kubadili jina ili ituletee marks za jina husika.
Tutakuwa tunaweka jina ktk cell ya F10 , na formula yetu ya SUMPRODUCT tutaiandika ktk cell ya G10 ili iwe inatuletea marks kila tunapobadilisha jina ktk F10
Ktk cell G10 tutaandika formula hii
=SUMPRODUCT(- -(B5:B7=F10),(C5:C7))
Hiyo formula itakuwa inafanya kazi kama ifuatavyo
Mfano tukiandika jina la IG ktk cell ya F10, array ya kwanza italeta majibu haya {0 ; 1 ; 0}
(F10 itafanana na B6 ambayo italeta 1 na kwenye B5 na B7 italeta 0 kwa sababu hazifanani na F10)
Array ya pili itakuwa na majibu ya {95,75,55}, mahesabu ya SUMPRODUCT ktk array zote yatakuwa
(0×95)+(1×75)+(0×55)= 75
Ukibadilisha jina ktk F10, marks pia itabadilika kwa sababu position za 1 na 0 ktk array ya kwanza zitakuwa zinabadilishana kulingana na jina utakalochagua.
NB: SUMPRODUCT inafanya lookup na kuleta jibu la namba pekee (haitumiki kufanya lookup ili ilete text au aina nyingine ya data type tofauti na namba)
Yes, tumia MS word mkuuVipi mkuu ,samahan bado najifunza funza
Naomba nisaidie nilitaka kutype mtihani wa shule ya msingi nitumie Microsoft word au??
Daah mkuu umetoa maelezo mazuri sana,nimeelewa sasa kwa uzuri kabisaa ngoja niendelee ku-practise.SUMPRODUCT AS A LOOKUP FUNCTION
SUMPRODUCT inaweza kutumika kama lookup function.
Uzuri wa SUMPRODUCT ni kwamba inaweza kufanya case- sensitive lookup kitu ambacho vlookup yenyewe kama yenyewe haiwezi mpaka uimodify na functions zingine kama MAX, EXACT n.k pamoja na helper column. (Mfano kama lookup value ni JF, basi lookup functions huwa zinaleta jibu la JF hata kama utaandika Jf au jF au jf kwenye cell unayoandika lookup value lakini SUMPRODUCT ni tofauti)
Mfano wa SUMPRODUCT
Tuchukulie table yetu ina column mbili, column ya kwanza (B5 mpaka B7) ina list ya majina JF,IG na FB na column ya pili (C5 mpaka C7) ina list ya marks 95, 75 na 55.
Sasa tunataka tufanye vlookup kwa kubadili jina ili ituletee marks za jina husika.
Tutakuwa tunaweka jina ktk cell ya F10 , na formula yetu ya SUMPRODUCT tutaiandika ktk cell ya G10 ili iwe inatuletea marks kila tunapobadilisha jina ktk F10
Ktk cell G10 tutaandika formula hii
=SUMPRODUCT(- -(B5:B7=F10),(C5:C7))
Hiyo formula itakuwa inafanya kazi kama ifuatavyo
Mfano tukiandika jina la IG ktk cell ya F10, array ya kwanza italeta majibu haya {0 ; 1 ; 0}
(F10 itafanana na B6 ambayo italeta 1 na kwenye B5 na B7 italeta 0 kwa sababu hazifanani na F10)
Array ya pili itakuwa na majibu ya {95,75,55}, mahesabu ya SUMPRODUCT ktk array zote yatakuwa
(0×95)+(1×75)+(0×55)= 75
Ukibadilisha jina ktk F10, marks pia itabadilika kwa sababu position za 1 na 0 ktk array ya kwanza zitakuwa zinabadilishana kulingana na jina utakalochagua.
NB: SUMPRODUCT inafanya lookup na kuleta jibu la namba pekee (haitumiki kufanya lookup ili ilete text au aina nyingine ya data type tofauti na namba)
Hapana,unaweza ukawa vizuri kwenye excel bila hata kujua array formula lakini ukizijua zitakufanya uwe na uwezo mkubwa wa kucheza na data kwa kutumia muda mfupi.Daah mkuu umetoa maelezo mazuri sana,nimeelewa sasa kwa uzuri kabisaa ngoja niendelee ku-practise.
Mkuu na tofauti ya arrays formula na hizi normal formulas ni nini hasa,na je bila kujua arrays formulas maana yake mtu hawezi kubobea kwny excel?
Hapana,unaweza ukawa vizuri kwenye excel bila hata kujua array formula lakini ukizijua zitakufanya uwe na uwezo mkubwa wa kucheza na data kwa kutumia muda mfupi.
Array formula huwa zinafanya task nyingi kwa wakati mmoja tofauti na hizi formula za kawaida. Ngoja niweke mfano mmoja simple then nitumie formula zote (array formula na formula ya kawaida)
Assume una table yako yenye column mbili, column ya kwanza ina idadi ya bidhaa kuanzia A2 mpaka A6 ktk mpangilio huu (2,4,6,8,10) na column nyingine ina unit price ya kila bidhaa kuanzia B2 mpaka B6 ktk mpangilio huu (1000,200,200,500,100).
Tunataka tujue jumla ya mauzo ya bidhaa zote
Normal formula
Tukitumia formula ya kawaida, itabidi kwanza tuongeze column kwa ajili ya kuchukua product ya idadi na bei ktk kila bidhaa then ndo tuje tujumlishe hizo product moja moja ili tupate jumla ya mauzo yote. So product zetu zitakuwa ktk Column C. Katika C2,tutaandika =A2*B2 then tutadrag down mpaka C6 na ktk C7 ndo tutaandika formula ya SUM (eg =SUM(C2:C6))
Array formula
Ktk array formula, hatuhitaji kuongeza column (yaani array formula inafanya task zote kwa wakati mmoja, itazidisha column A na column B , kila inapopata hiyo product, inaijumlisha na product ya juu yake ili kupata subtotal na process itaendelea mpaka mwisho wa array yako na kuleta grand total ya bidhaa zote)
Formula yetu itakuwa hivi, na tunaiandika ktk cell ya B7
=SUM(A2:A6*B2:B6) then unahold Crtl na Shift then unamalizia kupiga enter. Hii ni shortcut ambayo iko saved ktk excel ambayo kazi yake ni kuifanya formula uliyoiandika ibadilishwe na kuwa array formula. Baada ya kupiga Enter utaona formula yako imefungwa na alama { } eg. {=SUM(A2:A6*B2:B6)}
Jibu litakalokuja litakuwa sawa na jibu la formula ya kwanza, nadhani umeona mwenyewe urahisi ulipo. Huo ni mfano mdogo tu, lakini kiujumla array formula inaweza kufanya task nyingi zaidi just kwa mstari mmoja tu wa formula tofauti na formula ya kawaida ambayo inakupa mizunguko mingi
Excel ni pana mno mkuu,yaani kumuelezea mtu ambaye ni advanced user inakuwa ngumu kidogo labda ufanye comparison kati ya mtu na mtu ndipo unaweza conclude kwamba huyu ni very advanced kuliko huyu.Aisee mkuu una talent ya kueleza mambo magumu magumu na kuyafanga mepesi aisee,kwa mfano huu ulionipa naona array formulas is the way to go ntaanza kujifunza nione application zake.
Swali jingine mkuu usituchoke kwa maswali.
Kwako binafsi an advanced excel user unadhani ni yule mtu amabe ame-master vitu gani mkuu?
Na inaweza pia kumchukua mtu muda gani kujifunza VBA given that huyo mtu hana background yoyote ya Coding/programming mkuu.
Thnxs ni advance.
Excel ni pana mno mkuu,yaani kumuelezea mtu ambaye ni advanced user inakuwa ngumu kidogo labda ufanye comparison kati ya mtu na mtu ndipo unaweza conclude kwamba huyu ni very advanced kuliko huyu.
Coding sio ngumu mkuu,just upate basics zake tu. Nakupa mfano mmoja wa kukuonesha kwamba code sio ngumu kama inavyoogopwa.
Code ni kama ilivyo English,ktk english kuna nouns/objects,verbs na kadhalika na ktk codes pia iko na mtindo huo
Mfano ktk excel worksheet,cell,workbook n.k zote hizo ni objects na print,select,copy,clear n.k hizo ni verbs
Code ukitaka uielewe isome kuanzia kulia kwenda kushoto kama mas-hafu inavyosomwa.
Kati ya object na verb huwa tunatenganisha na alama ya dot/nukta(.)
Mfano nikitaka nifute range flani ya cells,nitainsert button then nitaziandika code hizi
Worksheets ("Sheet2"). Activate
Range("B6:J15"). Select
Selection.Clear
Soma code kutokea kulia kwenda kushoto, line ya kwanza inaactivate sheet2, line ya pili inaselect range yako unayotaka kuifuta na line ya tatu inaifuta range yako. Ni sawa tu na step unazozifanya manually.
Kama upo sheet5 na unataka ufute vitu vya sheet2 manually ni lazima tu utaanza kuclick sheet2 kwenye sheet tab then utaselect cells unazotaka kuzifuta na mwisho utaright click na kuclear contents(ni same na code lines tulivyozipanga hapo juu). Sasa kwa sababu action zote tumezistore kwenye code window basi tukiclick button yetu range inajifuta yenyewe.
Hii button unaweza ukaiweka hata kwenye sheet4(sheet yoyote) na ukiiclick inaenda kufuta data za sheet2 kama ulivyoicommand lakini kama hiyo button umeiweka ktk sheet2 na data unazotaka kufuta ziko sheet2,basi hiyo line ya kwanza ya code inakuwa ni optional (hata usipoiandika ,button itafanya kazi) Hapo ndo utaona kazi ya kuactivate.