Mradi Wenye Mafanikio Hutimiza Matarajio ya Mnufaika

[MSONGA The Consultant]

Katika utekelezaji wa miradi, wakati mwingine mteja (client/beneficiary) hutarajia huduma zenye ubora wa kiwango fulani/mtindo fulani tofauti na uwezo wetu katika kuzalisha. Hali hii kwa kiasi kikubwa imekuwa ikipelekea miradi mingi kutokufanya vizuri, na hii ni kwa sababu, KUMRIDHISHA MTEJA (client/beneficiary) ni miongoni mwa vigezo vinavyotumika kupima mafanikio ya mradi (Criteria for Project Success)

Kitendo cha mteja (client/beneficiary) kuwa na matarajio tofauti na kile kinachozaliswa; husababishwa na kutokuwapo mawasiliano mazuri katika hatua ya awali kabisa baina ya mteja (client/beneficiary) na mtekelezaji wa mradi. Ukosefu wa mawasiliano haya hupelekea kushindwa kutofautisha nini ambacho mteja anasema anataka (what s/he want) na kile ambacho anahitaji (what s/he really need)
Ni jukumu la Msimamizi wa Mradi kuhakikisha kile kinachozalishwa na Mradi ndio kile kinachohitajika kwa Mteja. Ili kuhakikisha hili, Taasisi inapaswa kuwa na utaratibu maalum ambao utatumika kutambua hitaji halisi la mteja. Utaratibu huu unaweza kuwa na hatua zifuatazo;

1. Kupokea maombi. Katika hatua hii, mteja huwasilisha hitajio la Mradi/huduma au bidhaa kwa Taasisi
2. Ufafanuzi (clarification) Katika hatua hii; Taasisi huelezea namna ambavyo imesikia na kuelewa hitaji la mteja. Majadiliano yataendelea mpaka Mteja aridhike na uelewa wa Taasisi juu ya hitaji lake. Katika hali hii tunasema kwamba sehemu zote mbili yaani mteja na Taasisi zimekuwa na uelewa mmoja juu ya nini kinachohitajika.
3. Mrejesho. Sehemu zote mbili sasa zina uelewa wa pamoja juu ya nini kinachohitajika, hivyo katika hatua hii Taasisi inapaswa kueleza uwezo na rasililimali ilizonazo zitakazoiwezesha kutimiza hitaji la mteja.
4. Makubaliano (Agreement) Katika hatua hii; mteja ataelezea namna ambavyo amesikia na kufahamu uwezo wa Taasisi katika kutekeleza mradi. Majadiliano yataendelea mpaka Taasisi iridhike kwamba mteja ameelewa vizuri uwezo wa Taasisi katika utekelezaji wa Mradi au hitaji la mteja.
5. Hitimisho (closure) Hii ni hatua ya mwisho kabisa, ambapo pande zote mbili sasa zimekuwa na ufahamu juu ya nini kinahitaji kufanywa. Ni matarajio ya pande zote mbili kwamba mradi utazalisha kile kinachotarajiwa, na si vinginevyo.

KUMBUKA: Katika hatua ya utekelezaji wa Mradi, mteja anaweza kubadili mahitaji kutokana na Mabadiliko ya mazingira au soko tofauti na makubaliano ya awali, inapotokea hali hii, mabadiliko haya hupaswa hujadiliwa kwa kushirikisha pande zote mbili mpaka kufikia makubaliano kwa kufuata hatua kama nilizoainisha hapo juu.

Ahsante

OMAR MSONGA (BA. PPM &CD)
CONSULTANT
Project Management, Strategy, Fundraising & Training
Call: +255 719 518 367
Email: omarmsonga8@gmail.com
DAR ES SALAAM
TANZANIA