Namna ya kuandaa TUKIO kwa Ajili ya Harambee (Event-Based Fundraising)

[MSONGA The Consultant]

Matukio kwa ajili ya harambee (events - based fundraising) ni miongoni mwa njia zitumikazo na Taasisi kwenye ukusanyaji wa fedha kwa ajili ya utekelezaji wa Miradi au Programu. Matukio huiwezesha Taasisi kuwa karibu na wafadhili pia husaidia kuufahamisha umma juu ya kile ambacho Taasisi inataka kufanya (bringing awareness to your cause)

Tafiti zinaonyesha kwamba, ufanyaji wa matukio ya harambee ni njia nzuri kwa Taasisi kuwashawishi vijana na watu wa makamo (younger and millennial audiance) katika kuchangia Miradi na Programu mbalimbali. Uandaaji wa matukio huhitaji muda, gharama ya fedha, pia juhudi ya ziada kutoka kwa watendaji wa Taasisi.

Kuna aina nyingi za matukio ambayo huweza kutumika kwa ajili ya harambee. Haijalishi aina gani ya tukio utaamua kufanya, lakini muhimu ni kuhakikisha unazingatia yafuatayo;

• Tukio liakisi shughuli za Taasisi, kwa mfano huwezi ukafanya tukio la mbio za marathoni kwa ajili ya kuchangia watoto wenye mogongo wazi, wakati Taasisi yako inajishughulisha na masuala ya mazingira.
• Tukio liendane na Mpango wa Harambee wa Taasisi (Organization Fundraising Plan/Strategy)

MAMBO YA MSINGI YA KUZINGATIA KATIKA UANDAAJI WA TUKIO.

• Tambua lengo maalum la Tukio (Identify specific goal): Tukio huweza kufanyika kwa malengo yafuatayo; kukusanya fedha kwa ajili ya Mradi, Kuufahamisha umma juu ya agenda unayoipigania n.k. Muhimu ni kuhakikisha unakuwa na lengo maalum. Baada ya kutambua lengo kuu/maalum la Tukio lako, ni wakati sasa wa kufikiri malengo mahsusi/madogo madogo ya Tukio, kwa mfano idadi ya washiriki, kiasi cha fedha kinachopaswa kukusanywa, idadi ya tiketi zinazopaswa kuuzwa n.k.
• Tambua Makisio ya Gharama (Bajeti) na Kalenda ya Tukio: Bajeti ya tukio itapaswa kuonyesha mapato (revenue) yanayotarajiwa kupatikana na matumizi (expenses). Ikiwa umewahi kufanya Tukio hapo nyuma, unaweza kutumia takwimu za tukio la nyuma kama muongozo katika uandaaji wa bajeti. Katika upande wa kalenda, Baada ya kutambua tarehe ambayo tukio litafanyika, anza kupangilia shughuli kuanzia siku ya tukio kurudi nyuma (working backward from your event date). Shughuli zinaweza kuwa; utengenezaji wa matangazo, uuzaji wa tiketi, utafutaji wa wadhamini, uandaaji wa ukumbi n.k. Jitahidi kuweka ukomo wa muda (deadline) kwa kila shughuli, pia hakikisha kila shughuli inakuwa na mtu ambae atapaswa kuwajibika kwayo.
• Tengeneza timu ya watu watakaohusika katika ukamilishaji wa tukio: Washiriki wanaweza kuwa wajumbe wa bodi (board members), wafanyakazi (staff), wenye kujitolea (volunteers). Ili uweze kufanikiwa hakikisha kila mshiriki anakuwa na jukumu lake na liwekwe wazi.
• Tafuta wadhamini (secure sponsors): Wadhamini wanaweza kuwa makampuni (corporates), mtu mmoja mmoja (individuals) au Taasisi (foundations). Pindi unapowaendea wadhamini hakikisha unaonyesha namna ambavyo watafaidika endapo watadhamini tukio

Baada ya kufanikisha tukio USIWASAHAU na KUWATUPA wadhamini wako, wakumbuke kwa kuwashukuru kupitia "Thank You Letter" pia kama fedha ilikusanywa kwa ajili ya Mradi, wape mrejesho juu ya utekelezaji wa Mradi n.k

AHSANTE

OMAR MSONGA (BA. PPM&CD)
CONSULTANT
Project Management, Strategy, Fundraising & Training
Call: +255 719 518 367
Email: omarmsonga8@gmail.com
Dar es Salaam
TANZANIA

 

[CIA mgumu]

Ameen

 

[ozone layer]

View attachment 2348499

Matukio kwa ajili ya harambee (events - based fundraising) ni miongoni mwa njia zitumikazo na Taasisi kwenye ukusanyaji wa fedha kwa ajili ya utekelezaji wa Miradi au Programu. Matukio huiwezesha Taasisi kuwa karibu na wafadhili pia husaidia kuufahamisha umma juu ya kile ambacho Taasisi inataka kufanya (bringing awareness to your cause)

Tafiti zinaonyesha kwamba, ufanyaji wa matukio ya harambee ni njia nzuri kwa Taasisi kuwashawishi vijana na watu wa makamo (younger and millennial audiance) katika kuchangia Miradi na Programu mbalimbali. Uandaaji wa matukio huhitaji muda, gharama ya fedha, pia juhudi ya ziada kutoka kwa watendaji wa Taasisi.

Kuna aina nyingi za matukio ambayo huweza kutumika kwa ajili ya harambee. Haijalishi aina gani ya tukio utaamua kufanya, lakini muhimu ni kuhakikisha unazingatia yafuatayo;

• Tukio liakisi shughuli za Taasisi, kwa mfano huwezi ukafanya tukio la mbio za marathoni kwa ajili ya kuchangia watoto wenye mogongo wazi, wakati Taasisi yako inajishughulisha na masuala ya mazingira.
• Tukio liendane na Mpango wa Harambee wa Taasisi (Organization Fundraising Plan/Strategy)

MAMBO YA MSINGI YA KUZINGATIA KATIKA UANDAAJI WA TUKIO.

• Tambua lengo maalum la Tukio (Identify specific goal): Tukio huweza kufanyika kwa malengo yafuatayo; kukusanya fedha kwa ajili ya Mradi, Kuufahamisha umma juu ya agenda unayoipigania n.k. Muhimu ni kuhakikisha unakuwa na lengo maalum. Baada ya kutambua lengo kuu/maalum la Tukio lako, ni wakati sasa wa kufikiri malengo mahsusi/madogo madogo ya Tukio, kwa mfano idadi ya washiriki, kiasi cha fedha kinachopaswa kukusanywa, idadi ya tiketi zinazopaswa kuuzwa n.k.
• Tambua Makisio ya Gharama (Bajeti) na Kalenda ya Tukio: Bajeti ya tukio itapaswa kuonyesha mapato (revenue) yanayotarajiwa kupatikana na matumizi (expenses). Ikiwa umewahi kufanya Tukio hapo nyuma, unaweza kutumia takwimu za tukio la nyuma kama muongozo katika uandaaji wa bajeti. Katika upande wa kalenda, Baada ya kutambua tarehe ambayo tukio litafanyika, anza kupangilia shughuli kuanzia siku ya tukio kurudi nyuma (working backward from your event date). Shughuli zinaweza kuwa; utengenezaji wa matangazo, uuzaji wa tiketi, utafutaji wa wadhamini, uandaaji wa ukumbi n.k. Jitahidi kuweka ukomo wa muda (deadline) kwa kila shughuli, pia hakikisha kila shughuli inakuwa na mtu ambae atapaswa kuwajibika kwayo.
• Tengeneza timu ya watu watakaohusika katika ukamilishaji wa tukio: Washiriki wanaweza kuwa wajumbe wa bodi (board members), wafanyakazi (staff), wenye kujitolea (volunteers). Ili uweze kufanikiwa hakikisha kila mshiriki anakuwa na jukumu lake na liwekwe wazi.
• Tafuta wadhamini (secure sponsors): Wadhamini wanaweza kuwa makampuni (corporates), mtu mmoja mmoja (individuals) au Taasisi (foundations). Pindi unapowaendea wadhamini hakikisha unaonyesha namna ambavyo watafaidika endapo watadhamini tukio

Baada ya kufanikisha tukio USIWASAHAU na KUWATUPA wadhamini wako, wakumbuke kwa kuwashukuru kupitia "Thank You Letter" pia kama fedha ilikusanywa kwa ajili ya Mradi, wape mrejesho juu ya utekelezaji wa Mradi n.k

AHSANTE

OMAR MSONGA (BA. PPM&CD)
CONSULTANT
Project Management, Strategy, Fundraising & Training
Call: +255 719 518 367
Email: omarmsonga8@gmail.com
Dar es Salaam
TANZANIA

Kitu kizuri, ila hujatoa garama zako za mtu akiwa anataka kuandaa Kutaniko kwa ajili ya lengo fulani unamchaji kiasi gani akikutumia